AVG

Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (privacywet) van toepassing voor alle organisaties die gegevens van personen in een bestand bewaren. Aangezien ook onze vereniging persoonsgegevens registreert, gelden de regels in deze nieuwe verordening ook voor ons.

Dat geldt zowel voor het bewaren in digitale bestanden als fysiek in mappen. Ook deze laatste moeten voortaan veilig worden opgeborgen zonder dat ‘vreemden’ daarbij kunnen. In het kader van deze wet hebben wij het volgende vastgelegd:

1.              Persoonsgegevens worden met het volgende doel binnen onze vereniging bewaard:

a.     Voor de registratie van en communicatie met de leden m.b.t. betalingen.

b.     Voor het verzenden van mailingen, nieuwsbrief en ledenblad aan de leden.

c.     Gegevens van gastsprekers en/of dienstverleners die voor ons diensten verlenen.

2.              Verantwoordelijkheden

Verantwoordelijk voor de bescherming van persoonsgegevens is de penningmeester uit hoofde van het bestuur van de vereniging.

3.              Overzicht persoonsgegevens

a.     Van de leden worden de volgende gegevens vastgelegd:

§  Naam, voorletters en/of voornaam en achternaam

§  Adres, postcode, woonplaats

§  Telefoonnummer

§  E-mailadres

§  Geboortedatum

§  Bankrekeningnummer ten behoeve van incasso

§  Functie (bestuursleden)

§  Startdatum

b.     Van gastsprekers of andere dienstverleners worden de volgende gegevens vastgelegd:

§  Naam organisatie of particulier

§  Naam contactpersoon organisatie of particulier

§  Adres, PC en woonplaats contactpersoon organisatie of particulier

§  Telefoonnummer contactpersoon organisatie of particulier

§  E-mailadres contactpersoon organisatie of particulier

De gegevens van leden en gastsprekers c.q. dienstverleners wordt vastgelegd in een Excelbestand “ledenlijst en contactpersonen” en “activiteiten”.

4.   Communicatie en informatie

De leden zijn schriftelijk (nieuwsbrief of ledenblad) geïnformeerd over de inwerkingtreding van de privacywet, over de door de vereniging van hen geregistreerde persoonsgegevens, en het doel van de registratie.

De leden zijn erop gewezen dat de voor hen toegankelijke overzichten alleen bestemd zijn voor intern gebruik.

Nieuwe leden wordt vooraf meegedeeld welke persoonsgegevens van hen worden geregistreerd en met welk doel. Zij worden erop gewezen dat de voor hen toegankelijke overzichten alleen bestemd zijn voor intern gebruik. Het lidmaatschap induceert dat foto’s kunnen worden gepubliceerd in het ledenblad.

(Potentiële) leden en gastsprekers wordt vooraf meegedeeld welke persoonsgegevens van hen worden geregistreerd en met welk doel.

5.   Toestemming

De bestaande leden zijn erop gewezen dat er zonder tegenbericht vanuit wordt gegaan dat zij toestemming hebben gegeven voor het gebruik van hun persoonsgegevens.

Met het indienen van een aanvraag en het definitief geven van een opdracht, geeft de gastspreker of andere dienstverlener toestemming dat wij zijn gegevens opslaan.

6.   Protocol

Voor inzage, wijziging of verwijdering van geregistreerde gegevens volstaat een mail aan de secretaris.

7.   Gegevens oud-leden en contactpersonen

Gegevens van oud-leden en gastsprekers worden uiterlijk twee jaar na beëindiging van het lidmaatschap uit de actieve persoonsadministratie verwijderd. Behalve als een oud-lid of gastspreker al eerder heeft gemeld dat zijn persoonsgegevens uit de actieve persoonsadministratie verwijderd moeten worden.

8.   Overzicht van plaatsen waar bestanden met persoonsgegevens worden bewaard.

Er is 1 bestand met persoonsgegevens, t.w.: Excelbestand “ledenadministratie”. Dit Excelbestand wordt bewaard als bestand “ledenadministratie” op de PC van de penningmeester

9. Kopieën of back-ups

       Deze worden op de volgende plaatsen en wijze bewaard:

§  Excelbestand ”ledenadministratie” op de PC  van de penningmeester,

10. Beveiliging ICT (pc, laptop, tablet)

Elke PC, laptop of tablet met daarop een kopie van de “ledenadministratie” moet voorzien zijn van een wachtwoord en virusscanner

Vastgesteld in de bestuursvergadering op 3 februari 2025.